Microsoft Teams permite a los equipos trabajar de manera remota, descubre los casos de exito
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Microsoft Teams: una interfaz para unificar todas las comunicaciones

Con Teams, Microsoft dio fin a la problemática de la comunicación en el mundo de los negocios. Gracias a esta solución, las empresas mantienen a los empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas conectados y actualizados en tiempo real. Teams combina herramientas de productividad como llamadas de chat, video y audio, con otras características de Office 365 y trabaja en estrecha colaboración con aplicaciones de terceros, optimizando y simplificando los flujos de trabajo para todos los involucrados en un proyecto, independientemente cual sea su ubicación. Microsoft Teams ofrece un espacio de trabajo integral donde los equipos pueden tener conversaciones en grupos, realizar videoconferencias, discutir estrategias, crear chat rooms, compartir archivos y almacenarlos. Toda esta plataforma está basada en el principio de efectivizar la cooperación de las partes.

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Comunicación

Teams abre una brecha para la comunicación precisa, directa y sin límites. Ahora puedes contactarte con cualquier departamento de tu empresa o dar con la persona que buscas de manera inmediata. Aunque sea un sistema organizacional complejo, estructural y jerárquico, Teams llega a destino y garantiza un flujo de comunicación constante, generando oportunidades de colaboración entre el personal tu empresa (de hecho, permite visualizar un mapa de la organización). Con Teams se amplifica la interacción entre tus empleados hasta volverse sistemática. Al ser contactado, cualquier usuario de Teams automáticamente recibirá notificaciones de llamada, mensaje y reacción de otros usuarios en su laptop o smartphone, que podrá replicar en el acto.

«Ahora puedes ingresar a Teams y encontrar a la persona adecuada, en lugar de hacer una llamada telefónica y ser transferido», explica Justin Lentz, Gerente Senior de Operaciones de CenturyLink, una compañía multinacional de tecnología que aplicó las soluciones de Microsoft Teams y se vio beneficiada a reducir costos y unificar todos los servicios en una sola plataforma, gracias a que Teams le dio la oportunidad de automatizar más procesos y proporcionar soluciones integradas. La suscripción a la herramienta hizo que CenturyLink direccione la comunicación a canales donde pueda suceder efectivamente.

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Colaboración

El trabajo hecho en conjunto, o colaborativo, es esencial en el motor que impulsa la productividad de tu negocio. Que todos tus empleados contribuyan a lograr una meta y se sientan responsables de haberla alcanzado, fruto de la colaboración, será doblemente grato y productivo para tu empresa. En ello radica el potencial de Microsoft Teams, una solución digital de fácil empleo, que simplifica procesos de comunicación y cooperación entre tus equipos de trabajo, generando feedback. Esto no significa que Teams no se adecúa a las relaciones por fuera de la empresa, ya sea con socios, proveedores o clientes. Por el contrario, hay una larga lista de empresas que han afianzado, mediante Microsoft Teams, esos vínculos.

Tenemos el caso de Tony’s Chocolonely, una empresa holandesa de confitería centrada en la producción y venta de chocolate siguiendo estrictas reglas de comercio justo, oponiéndose a la esclavitud y al trabajo infantil que muchas empresas de este rubro encubren. El lema de Tony’s Chocolonely subraya “loco por el chocolate, serio por la gente”. Para ellos, ser serios con las personas significa ser honestos con socios y proveedores, y con la educación de los consumidores. Utilizan la función de Chat de Teams para construir las relaciones que quieren fomentar. Al poder compartir humor, esta herramienta de comunicación se ajusta naturalmente a su cultura y les permite generar relaciones colaborativas más eficientes. Con Teams, los miembros del equipo de Tony tienen una manera informal y fácil de colaborar en proyectos entre sí y con sus proveedores en Africa, mediante el uso de Teams Rooms. Además, han integrado soluciones de comunicación fija de un socio como Vodafone al programa de Microsoft Office 365, posibilitándoles llegar a consumidores a lo ancho del mundo y conocer más profundamente sus demandas.

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Reuniones

Como instrumento base de Microsoft Teams, Reuniones es una de los mayores logros de esta solución. Brinda una experiencia de comunicación audiovisual unificada y consistente, independientemente de donde se encuentren los partícipes o el dispositivo que usen. Uno simplemente puede programar una reunión desde Teams o desde Outlook, invitar a los participantes, corroborando en el calendario que estos no estén ocupados en la fecha y hora que se requieran y agendarla. Todos los integrantes de la reunión serán notificados al respecto. Una ventaja de Teams Meetings es poder grabar la reunión en streaming y así no perder información valiosa. Posteriormente, todos los integrantes de la reunión tendrán acceso a ella en la nube y podrán disipar dudas. Es una solución clave para la comunicación y colaboración interna y externa de la empresa.

Con el uso de esta tecnología, la distribuidora de gas Williams reemplazó sus sistemas de comunicación, reuniones y telefonía con una solución unificada. Solo unas semanas después de adoptar Microsoft Teams, Williams utilizó las funciones avanzadas de chat, llamadas y reuniones para prepararse y mitigar el impacto del huracán Barry. «Uno de los mayores desafíos que enfrentamos fue la capacitación remota y el intercambio de conocimientos», dice Ryan Mulvania, Gerente de Seguridad de Williams para la Región del Atlántico y la Costa del Golfo . «Ahora que podemos programar reuniones en Teams, puedo unirme desde mi smartphone o tablet y compartir una pantalla con ellos mientras incorporan conocimientos. Ese ha sido un gran beneficio».

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Videollamadas

Similares a las Meetings, las Videollamadas son inmediatas, sin necesidad de ser programadas previamente. Con un solo click se puede realizar una llamada de video con cualquier otro usuario. Previo a atender la llamada, uno puede previsualizar como se verá en cámara, teniendo la opción de difuminar el fondo, para que no se vea parte de la intimidad que le rodea o silenciar ruidos ajenos. Todo eso sumado a que la posibilidad de ver las expresiones y reacciones en las caras de los usuarios enriquece la conversación.

La integración de Microsoft Teams en la vida diaria de las compañías está ayudándolas a manejar problemas comerciales, ya que la herramienta sirve como un centro, no solo para comunicaciones unificadas, sino también como una columna vertebral para toda la plataforma Office 365 y las aplicaciones corporativas. Según Arturo Marroquin, Director Global de TI en Softtek, empresa mexicana dedicada al desarrollo de software, “el hecho de que hoy nuestros usuarios puedan chatear, colaborar y compartir diferentes documentos dentro del mismo entorno hace una gran diferencia. Están a un click de distancia de poder establecer videoconferencias con todas las personas con las que están trabajando, lo cual, creo, no tiene precio.”

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Aumento de la productividad

Como ya dijimos previamente, aumentar la productividad en su negocio es el fin por el cual las empresas se suscriben a Microsoft Teams, pero no solo las empresas emplean las tecnologías de Microsoft para resolver sus problemas.

Tenemos el caso de Sandefjord Kommune, una ciudad y municipio de Noruega, que con el objetivo de mejorar la calidad del servicio para los ciudadanos, facilitar la vida de las escuelas, los profesionales de la salud y el personal del municipio, decidió consolidar sus sistemas de TI en una única plataforma basada en la nube para el trabajo conjunto y la productividad.

En Teams, los usuarios disfrutan de un espacio de trabajo moderno y personalizado donde pueden acceder a todas las aplicaciones y servicios que necesitan con tan solo iniciar sesión. Como plataforma basada en la nube, se puede acceder a los equipos de forma segura desde cualquier parte del mundo. Esta flexibilidad cambia las reglas del juego, especialmente para los profesionales de la salud. Hoy, la nueva plataforma está impulsando aulas digitales y permitiendo comunicaciones fluidas en todo Sandefjord Kommune, ayudando a los estudiantes, maestros, enfermeras y empleados municipales a trabajar y colaborar de manera más efectiva.

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